Ein Fahrtenbuch ist ein Werkzeug für Selbstständige, Freiberufler und Arbeitnehmer, die ein Firmenfahrzeug auch privat nutzen. Mit einem korrekt geführten Fahrtenbuch kann die private Nutzung eines Fahrzeugs exakt nachgewiesen werden und versteuert werden, was in manchen Fällen zu einem niedriegeren geldwerten Vorteil führt. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Fahrtenbuch richtig führen und welche Optionen, Tools und Vorlagen Ihnen zur Verfügung stehen.
1. Was ist ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch dient als detailliertes Protokoll aller Fahrten mit einem Fahrzeug. Es wird verwendet, um den beruflichen und privaten Nutzungsanteil genau nachzuweisen und ist besonders nützlich, wenn Sie den geldwerten Vorteil (z. B. bei der Nutzung eines Firmenwagens) gegenüber dem Finanzamt dokumentieren möchten. Vor allem für Personen die einen Firmenwagen hauptsächlich beruflich und kaum privat nutzen, ist das Fahrtenbuch eine steuerlich vorteilhafte Alternative zur sogenannten „1%-Methode“, bei der pauschal 1% des Fahrzeugneupreises als Privatnutzung versteuert wird.
2. Arten von Fahrtenbüchern: Analog, Elektronisch, oder als App
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Fahrtenbuch zu führen. Je nach persönlichen Vorlieben, Budget und technischen Anforderungen bieten sich analoge, elektronische und digitale Lösungen an:
Analoges Fahrtenbuch
Das klassische, handschriftliche Fahrtenbuch ist eine einfache und kostengünstige Methode. Eine solche Vorlage können Sie beispielsweise über Amazon beziehen, die dort eine Vielzahl an vorstrukturierten Fahrtenbüchern anbieten. Wichtig: Alle Angaben müssen zeitnah, vollständig und leserlich eingetragen werden, da das Finanzamt bei handschriftlichen Fahrtenbüchern besonders streng prüft.
Elektronisches Fahrtenbuch
Ein elektronisches Fahrtenbuch funktioniert oft über einen fest installierten GPS-Tracker im Fahrzeug, der automatisch alle Fahrten aufzeichnet. Diese Daten können in eine Software importiert und verwaltet werden. Elektronische Fahrtenbücher bieten den Vorteil, dass manuelle Eingaben reduziert werden und Daten revisionssicher vorliegen.Doch auch hier gelten bestimmte Anforderungen seitens des Finanzamts:
- Revisionssicherheit: Die Daten müssen manipulationssicher gespeichert und revisionssicher aufbereitet sein.
- Regelmäßige Überprüfung: Obwohl die Fahrten automatisch erfasst werden, müssen Sie die Daten regelmäßig auf Richtigkeit prüfen und ggf. korrigieren.
Digitales Fahrtenbuch als App
Apps bieten eine flexible, digitale Lösung für die Fahrtenbuchführung. Beliebte Fahrtenbuch Apps machen es möglich, Fahrten per GPS zu tracken und die Fahrtenbuch-Daten direkt am Smartphone zu pflegen. So haben Sie Ihr Fahrtenbuch immer dabei und müssen keine zusätzlichen Geräte installieren. Achten Sie hier auf Funktionen wie automatische Kilometererfassung und die Möglichkeit, Fahrten zwischen privat und geschäftlich zu kategorisieren.
3. Fahrtenbuch Vorlagen und Excel-Lösungen?
Eine Excel als Fahrtenbuch zu verwenden erscheint auf dem ersten Blick sinnvoll. Zusätzlich gibt es eine Menge an kostenlosen Vorlagen im Web, um ein Fahrtenbuch zu erstellen. Davon raten wir jedoch dringlich ab, da eine Excel Datei als Fahrtenbuch nicht GOBD-konform ist und daher vom Finanzamt nicht akzeptiert wird! Denn durch die leichte Manipulierbarkeit von Excel-Dateien lässt sich schnell und einfach ein Fahrtenbuch rückwirkend erstellen oder frisieren.
4. Richtig Fahrtenbuch führen: Worauf kommt es an?
Das Finanzamt legt bei der Prüfung von Fahrtenbüchern strenge Maßstäbe an. Hier sind die wichtigsten Punkte für eine korrekte Fahrtenbuchführung:
- Vollständige und zeitnahe Eintragungen: Alle Angaben müssen unmittelbar nach der Fahrt erfolgen.
- Detaillierte Angaben: Zweck der Fahrt, Kilometerstände sowie die Route (Start- und Zielort) müssen klar beschrieben sein.
- Eindeutige Trennung von Fahrtenarten: Unterscheiden Sie sorgfältig zwischen Privatfahrten, Arbeitswegen und Geschäftsfahrten.
Beispiel zur Führung eines Fahrtenbuchs:
Ein häufiger Fehler ist das verspätete oder nachlässige Eintragen von Fahrten, was bei einer Prüfung als unzulässig angesehen werden kann. Achten Sie deshalb darauf, das Fahrtenbuch konsequent und sorgfältig zu führen.
5. Berechnung geldwerter Vorteil mit Fahrtenbuch-Methode
Um den geldwerten Vorteil mittels der Fahrtenbuch Methode zu ermitteln, wird anders als bei der 1% Methode nicht vom Bruttolistenpreis ausgegangen, sondern es werden die Gesamtkosten des Fahrzeugs berechnen. Zu diesen gehören:
- Abschreibung (AfA, bei Kauf),
- Leasingraten und Leasingsonderzahlungen (anstelle der AfA),
- Treibstoffkosten,
- Wartungs- und Reparaturkosten,
- Kraftfahrzeugsteuer,
- Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen,
- Garagen-/Stellplatzmiete,
- Aufwendungen für Anwohnerparkberechtigungen,
- Aufwendungen für die Wagenpflege/-wäsche sowie
- nicht steuerfreier Ladestrom.
Bei der Ermittlung der Gesamtkosten ist bei einem gekauften Pkw von einer AfA von 12,5 % der Anschaffungskosten auszugehen. Entsprechend der Halbierung / Viertelung der Bemessungsgrundlage für die Anwendung der Listenpreisregelung bei Elektro- und extern aufladbaren Hybridfahrzeugen wird die zu berücksichtigende AfA oder Leasingrate bei der Fahrtenbuchmethode ebenfalls halbiert / geviertelt.
Danach werden die Brutto-Gesamtkosten mit dem Privatnutzungsanteil verrechnet, woraus sich der geldwerte Vorteil ergibt.
6. Rechenbeispiele mit der Fahrtenbuch-Methode
Folgende Rechenbeispiele zeigen die Berechnung des geldwerten Vorteils mittels der Fahrtenbuchmethode in mehreren Szenarien für Verbrenner, Hybrid- und Elektrofahrzeuge:
6.1 Gekaufter Firmenwagen
Ein Kauf von Firmenwagen ist dank besserer Alternativen heute mittlerweile eher unüblich.
In diesem Rechenbeispiel gehen wir von einem Fahrzeug mit Bruttolistenpreis von 50.000€ und Privatnutzungsanteil von 30% aus. Es wird davon ausgegangen, dass Treibstoffkosten und Versicherungskosten für Verbrenner, Hybrid und Elektro gleich hoch sind.
| Verbrenner | Hybrid | Elektro | |
| Abschreibung | 6.250,00 € | 3.125,00 € | 1.562,50 € |
| Treibstoffkosten | 2.000,00 € | 2.000,00 € | 2.000,00 € |
| Wartungskosten | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € |
| Kfz-Steuer | 150,00 € | 150,00 € | 0,00 € |
| Versicherung | 800,00 € | 800,00 € | 800,00 € |
| Summe jährlich | 9.200,00 € | 6.075,00 € | 4.362,50 € |
| Summe / Monat | 766,67 € | 506,25 € | 363,54 € |
| Anteil Privatfahren | 30 % | 30 % | 30 % |
| Geldwerter Vorteil | 230,00 € | 151,88 € | 109,06 € |
6.2 Geleaster Firmenwagen
Ein großer Teil aller Firmenwagen sind geleast.
Hier wird nicht die Abschreibung berechnet, sondern die monatliche Leasingrate als Basisgröße verwendet. Bei Plug-In Hybridfahrzeugen wird diese halbiert, bei Elektrofahrzeugen geviertelt. Wir gehen aus von einer Bruttoleasingrate von 800€ mtl. und einem Privatnutzungsanteil von 30%.
| Verbrenner | Hybrid | Elektro | |
| Leasingrate | 9.600,00 € | 4.800,00 € | 2.400,00 € |
| Treibstoffkosten | 2.000,00 € | 2.000,00 € | 2.000,00 € |
| Wartungskosten | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € |
| Kfz-Steuer | 150,00 € | 150,00 € | 0,00 € |
| Versicherung | 800,00 € | 800,00 € | 800,00 € |
| Summe jährlich | 12.550,00 € | 7.750,00 € | 5.200,00 € |
| Summe / Monat | 1.045,83 € | 645,83 € | 433,33 € |
| Anteil Privatfahren | 30 % | 30 % | 30 % |
| Geldwerter Vorteil | 313,75 € | 193,75 € | 130,00 € |
6.3 Firmenwagen im Auto-Abo
Immer beliebter werden Firmenwägen im Auto-Abo.
Dabei sind alle Kosten außer den Treibstoffkosten bereits in der Monatsrate enthalten. Bei Plug-In Hybridfahrzeugen wird diese halbiert, bei Elektrofahrzeugen geviertelt. Wir gehen aus von einer Brutto-Aborate von 875€ mtl. und einem Privatnutzungsanteil von 30%.
| Verbrenner | Hybrid | Elektro | |
| Abo-Rate | 10.500 € | 5.250,00 € | 2.625,00 € |
| Treibstoffkosten | 2.000,00 € | 2.000,00 € | 2.000,00 € |
| Summe jährlich | 12.500,00 € | 7.250,00 € | 4.625,00 € |
| Summe / Monat | 1.041,67 € | 604,17 € | 385,42 € |
| Anteil Privatfahren | 30 % | 30 % | 30 % |
| Geldwerter Vorteil | 312,50 € | 181,25 € | 115,63 € |
Mit einem Fahrtenbuchrechner lässt sich der geldwerte Vorteil bei Führung eines Fahrtenbuchs mit der 1% Methode vergleichen. Auf dieser Basis kann die Entscheidung getroffen werden, ob das Führen eines Fahrtenbuchs sinnvoll ist.
7. Praktische Tipps zur Fahrtenbuchführung
Ein Fahrtenbuch zu führen, kann Disziplin erfordern. Hier sind einige praktische Tipps:
- Regelmäßige Eintragungen: Legen Sie sich eine Routine an, um Fahrten zeitnah einzutragen, idealerweise direkt nach Abschluss der Fahrt.
- Verwaltung und Aufbewahrung: Bewahren Sie Fahrtenbücher mindestens sechs Jahre auf, da das Finanzamt auch nachträglich Prüfungen durchführen kann.
- Empfehlungen für Apps und Tools: Beliebte Fahrtenbuch Apps und Tools, die den Anforderungen des Finanzamtes gerecht werden, sind z. B. FLEETIZE und DriversLog Pro. Diese Apps bieten einfache Bedienbarkeit und übersichtliche Auswertungen.
8. Fazit: Wann sich ein Fahrtenbuch lohnt und welches für wen geeignet ist
Ein Fahrtenbuch lohnt sich für alle, die einen Firmenwagen wenig privat nutzen und Steuervorteile geltend machen möchten. Je höher dabei der Wert des Firmenwagens, desto größer die Ersparnis mit dem Fahrtenbuch.
